(1)完整性要求。一个方面要保证档案数量安全,成分多样,使应该集中保存的档案不致分散和遗漏,维护全宗的完整;另外一个方面要尽可能保持档案间的历史联系,不可以人为地割裂、分散。
(2)安全性要求。尽量地延长档案的寿命,保护其安全,不要档案中的机密泄漏,这是档案管理的基本任务之一。
(3)科学性要求。采取科学的理论和方式,遵守档案工作的蓬勃发展和进步规律,进行科学管理,使档案管理工作迎步冲向更高水平。
(4)规范性要求。即档案管理的标准化要求。这个问题就要求统一规划、统一协调,制订各项档案管理业务标准和技术标准并贯彻开展。通过法规手段,达到档案管理工作的标准化、规范化,使档案信息资源得以共享。
(5)经济性要求。经济因素在档案管理系统进行中起决定作用。
(6)现代化要求。档案管理现代化已成为一种发展趋势,将计算机技术、缩微技术等现代化技术应用于档案管理中,可大大提升档案管理工作的效率。
档案管理的要求和标准涵盖:
一是保密性,档案的主要内容不可以泄露;
二是安全性,档案一定要存放在安全的地方,并严格执行安全措施;
三是可追溯性,档案的存储、使用、回收等流程一定要可以追溯;
四是有效性,档案内容的完整性、准确性、及时性等都一定要有保证;
五是系统性,档案的制定、运行、维护等一定要有统一的管理系统。
1.归档档案质量要求的基本原则:遵守文件材料的形成律,保持彼此当中的有机联系,区别不一样价值,方便保管和利用。
2.卷内文件材料一定要准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和表达材料利于长时间保存。
3.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意有非常紧密的联系的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前:定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
4.专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷,详细请参阅各种档案归档细则。
5.在充分照顾前述原则和影响不了文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可以按照永久、 定期先后排列。
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