大多数情况下公文在经领导签发缮印后,在落款处要署发文机关名称成文时间并加盖发文机关印章后才可以分发。盖章的位置在机关名称(全称)成文时间齐年压月上占三分之二下占三分之一处,机关名称与印章名称完全一样。印章要盖正了不可以歪更不可以盖倒了。
公文印章的详细要求
“公文中有发文机关署名的,需要加盖发文机关印章,并与署名机关符合。”盖章是不是规范合理,不仅考验秘书的职业技能,还会对整个单位工作导致重要影响,故此,就要把控掌握盖章的技巧和要求。
下面结合实质上工作谈一下公文盖章应注意的哪些问题:
一、盖章不规范的主要表现
(一)需要加盖机关印章的却不盖章体。理由是上边有过规定:“文件有红头时可以不盖章”。殊不了解这样的“可以不盖章”的相关规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。就算是党委机关的公文,也是有条件的,不可以一概而论。
(二)不应该盖章的却又硬要盖章。例如,按照本次要求规定:“经法定会议表决通过的决议没必要加盖机关印章”,但有人总认为不盖章似有不妥,硬要去盖章,却又弄巧成拙。
(三)文头的发文机关标识与落款处的印章不完全一样。文头是“xx市财政局文件”,落款处盖的反而“xx市财政局xx科”的印章;或文头是“xx市财政局文件”,落款处盖的反而“中共xx市财政局委员会”的印章,或者是反过来,党委机关文头加盖行政机关印章。
二、印章使用的原则
机关、单位的印章有三大作用,一是标志作用,二是权威作用,三是证明作用,故此,不管是颁发与启用,还是管理与使用都拥有严格的程序和要求,一定要遵守以下四点原则。
(一)使用要仔细审查核验。印章管理人员在用印前,要仔细审查核验,明确了解用印的主要内容和目标。确认满足用印手续后,在用印登记簿上逐项登记,才可以用印。
(二)留存要立卷归档。对需留存的材料可以在加盖印章后,留存一份,立卷归档。例如,合同、协议、领导人签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等。
(三)不可以在空白凭证上加盖印章。确因工作需,由业务部门以领导机关名义颁发的凭证,需事先加盖机关印章或套印然后填发的,经过领导批准可以盖章。但凭证要逐页编号,装订成册,由领用部门办理领用手续,按规定填发。
(四)复印的证明文件要盖骑缝章。比如,从外单位获取多页文件的复印件或原件,但是,为了证明这些复印件的文件是从该单位获取而并不是伪造的,还要盖骑缝章,马上就要该摞文件的翻页处一页页摊开盖上印章,使每一页都拥有此印章的一些,合起来可以看出是完整的印章,这样不管从该摞文件中抽走这当中的任何一张均能发现,能起到防伪的作用。比如:
三、六种是不是盖章的情况特殊
(一)“会议纪要”是不是加盖印章要看实质上情况。会议纪要划分的方法是不少种,因为会议纪要的种类不一样,格式的要求不一样,盖章的要求亦不一样。从是不是盖章的的视角说,会议纪要可分为没必要盖章的会议纪要和一定要盖章的会议纪要两种。
1、一定要盖章的会议纪要。一定要盖章的会议纪要指的就是“文件”式会议纪要。这样的会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样,这样的会议纪要就是一定要要盖章的,其标识格式与正规公文一样。
2、没必要盖章的会议纪要。没必要盖章的会议纪要,文头大多数情况下是“xxxxx会议纪要”,不带“文件”二字,因为这样的会议纪要的格式编排与通行的简报非常相似,又被称叫做简报式会议纪要。这样的会议纪要,文章主体以前没有主送机关,成文日期也不在文章主体后面,其实也没办法盖章。
(二)命令(令)、议案不加盖机关印章。命令(令)、议案的一个共同特点是须由领导人签署或加盖领导人签名章,但不加盖机关印章。“命令(令)”由机关负责人签署,落款处签写姓名或加盖签名章,代表公文的作者,证实公文的效用,并将签署的公文向外发出,没必要加盖机关印章。同样,各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”,由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章),也不应加盖行政机关印章。
(三)法定会议通过的决议类公文不加盖印章。“决议”是党委机关的相关规定文种,属于典型的会议文件是经法定会议根据法定程序进行表决,通过后才可以形成决议是没办法盖章的。党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等,所通过的决议,都没办法盖章,因为这个原因就不盖章。正是因为没办法盖章,故此,大多数情况下把成文日期由文章主体后面改成标题之下加括号。
(四)“决定”是不是盖章有两种情况。如是法定会议表决通过的“决定”也是没办法盖章的;假设是从其他渠道形成的“决定”(例如由各级领导机关直接制作并予以发布),当然就应该盖章了。
(五)联合上报的公文,协办机关可以不盖章。在公文处理中,联合发文是比较常见的。在联合发文的组织途中,主办机关和协办机关的作用是明显不同的,盖章的要求也明显不同。如是联合下发公文,发文机关都需要加盖印章;联合上报的公文,由主办机关加盖印章就可以,协办机关没必要加盖印章。
(六)地市州盟以上党的机关下发公文可以不盖章。
四、正确的加盖公章方式
(一)单一机关行文时
1、需要在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;
2、印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置;
3、印章顶端需要上距文章主体(或附件说明)一行之内
第二十九条 机关、单位公开公布信息还有对涉及国家秘密的工程、货物、服务进行采购时,需要遵循保密规定。
第三十条 机关、单位对外交往与合作中需提供国家秘密事项,或者任用、聘用的境外人员因工作需知悉国家秘密的,需要报国务院相关主管该项目的部门或者省、自治区、直辖市人民政府相关主管该项目的部门批准,并与对方签署保密协议。
第三十一条 举行会议或者其他活动涉及国家秘密的,主办单位需要采用保密措施,并对参与人员进行保密教育,提出详细保密要求。
公文印章的要求? 大多数情况下公文在经领导签发缮印后,在落款处要署发文机关名称成文时间并加盖发文机关印章后才可以分发。盖章的位置在机关名称(全称)成文时间齐年压月上占三分之二下占三分之一处,机关名称与印章名...
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