会计档案管理制度主要用于规范公司或组织的会计档案管理行为,保证企业会计信息的真实性、完整性、及时性和可靠性。常见的会计档案管理制度涵盖以下哪些方面:
1. 档案管理制度的编制:明确档案分类、归档、借阅等详细操作规程,也应规定保管期限和保存期限。
2. 会计凭证管理制度:明确如何构建会计凭证,如应在内容框中填写什么内容、应审查核验人的要求和签字规定等。
3. 财务报表管理制度:规定财务报表编制的标准和程序,还有审定财务报表的审查核验人员和审批程序。
4. 票据管理制度:明确票据张数、开始号码、领用人员、开票日期等细节,并设立针对负责管理发票。
5. 收支登记制度:对公司或我们的组织内部全部涉及收支操作的流程进行规范,同时建立稽核机制对每一笔收支进行记录和审查核验。
6. 会计档案保存与备份制度:指定保管人员并规定备份流程与周期(如每天或每周),同时明确应如何进行文献资料的数字化保存。
这些措施可以有效地保证企业会计信息的安全性和实用性,保持良好的财务状况以此为公司或组织的健康发展提供有力支持。
一、总则:
1、为了加强会计档案的科学管理,更好地发挥会计档案的作用,按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》特制定本制度。
2、会计档案是本机关财务部门在工作中直接形成的,具有保存价值的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料。它是记录和反映机关经济业务的重要史料和凭证。反映着一个单位或一个部门的经济状况。
3、会计档案是国家档案的重要组成部分,也是机关的重要档案之一,应档案室集中统一管理。
4、财政部门应把会计档案的形成、收集、整理、归档工作列入本部门的职责范围,明确专人负责,并按规定将会计档案向档案室移交。
二、归档范围:
1、按财政部和国家档案局1998年8月制定的《会计档案管理办法》所附的预算会计档案保管期限表中的主要内容惧归档。
⑴会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
⑵会计账簿类:总账、明细账、日记账固定资产卡、辅助账簿,其他会计账簿。
⑶财务报告类:月度、季度、年财务报告,涵盖会计报表、附表、附注及文字说明。其他财务报告。
⑷其他类:银行对帐单,其他需要保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案处理清册。
三、归档要求:
1、归档的会计核算材料一定要是原件,数字字迹清晰,内容项目要全,手续完备,保管期限准确,分类编目了解。
2、每一年形成的会计档案,应由财务部门根据归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
3、当年形成的会计档案,在会计年终了后,暂由财务部门保管一年期满后,需要由财务部门编制移交清册,移交本单位档案室统一保管,并按规定办好交接手续。
4、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、 、25年3类。
会计档案的保管期限,从会计年终了后的第一天开始计算。
四、会计档案的利用:
1、利用档案,都应按规定办理手续,在内容框中填写(档案借阅登记簿),在指定地址位置阅档。
2、会计档案应为本机关积极主动地提供利用,档案大多数情况下不外借,如有特殊需,须报主管领导批准,可提供查阅或者复制,但不可以拆散原卷册,并严禁在会计档案上涂画。
五、会计档案的处理:
1、保管期满,需处理时,应严格根据《会计档案管理方式》的相关规定办理。
⑴档案人员会同财务部门提出处理意见,编制会计档案处理清册,列出处理会计档案的名称、卷号册数、起止年和档案号,应保管期限、已保管期限、销售时间等内容。
⑵主管领导在会计档案处理清册上签署意见。
⑶处理会计档案时应由档案人员和财务部门共同派员监销。
⑷处理会计档案后,可以在会计档案处理清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人
会计档案的归档
1.归档范围
(1)会计凭证,涵盖原始凭证、记账凭证;
(2)会计账簿类,涵盖总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(3)财务会计报告类,涵盖月度、季度、半年财务会计报告和年财务会计报告;
(4)其他会计资料,涵盖银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案处理清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
2.电子会计档案
(1)电子会计档案的基实质量要求
(1)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(2)使用的会计核算系统可以准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,可以输出满足国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审查核验、审批等必要的审签程序;
(3)使用的电子档案管理系统可以有效接收、管理、利用电子会计档案,满足电子档案的长时间保管要求,并建立了电子会计档案与有关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(4)采用有效措施,防止电子会计档案被恶意修改;
(5)建立电子会计档案备份制度,可以有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(6)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
(2)仅以电子形式保存,形成电子会计档案
(1)单位内部形成的、属于归档范围的电子会计资料,满足电子会计档案基实质量要求的,可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。
(2)单位从外部接收的电子会计资料,满足电子会计档案基实质量要求、附有满足《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第一章 总则
第一条 为了规范公司会计档案管理,按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》还有公司《档案管理办法》等相关规定,制定本开展细则。本办法适用于公司总部及各分支机构。
第二条 会计档案是指各个相关机构的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业材料是记录和反映各个相关机构交易或事项的重要史料和证据。详细涵盖:
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证等。
(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产清单,固定资产卡片账,其他辅助账簿等。
(三)财务会计报告类:公司统一规定的月度、季度、年会计报表、统计报表,财务情况说明书,年审计报告及会计报表附注等。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报表,税收缴款书,审计、稽查报告,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案处理清册,财务印章登记簿,支票登记簿等。
(五)以电子信息载体存储的会计账套基础资料,记账凭证,会计帐簿,会计报表,统计报表等。
《会计档案管理办法》是为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案而制定的法规, 12月11日,中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号公布修订后的《会计档案管理办法》,自 1月1日起施行。
第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,按照《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等相关法律和行政法规,制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等途中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各自不同的形式的会计资料,涵盖通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和详细指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和详细指导。
第五条 单位需要加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定处理等管理制度,采用可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条 下方罗列出来的会计资料需要进行归档:
(一)会计凭证,涵盖原始凭证、记账凭证;
(二)会计账簿,涵盖总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告,涵盖月度、季度、半年、年财务会计报告;
(四)其他会计资料,涵盖银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案处理清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 单位能用到计算机、互联网通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下方罗列出来的条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统可以准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,可以输出满足国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审查核验、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统可以有效接收、管理、利用电子会计档案,满足电子档案的长时间保管要求,并建立了电子会计档案与有关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采用有效措施,防止电子会计档案被恶意修改;
(五)建立电子会计档案备份制度,可以有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有满足《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)根据归档范围和归档要求,负责定期将需要归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
第十一条 当年形成的会计档案,在会计年终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需确需延期移交的,需要经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案长不能超出三年。临时保管这个时间段,会计档案的保管需要满足国家档案管理的相关规定,且出纳人员不可以兼管会计档案。
第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时,需要编制会计档案移交清册,并根据国家档案管理的相关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时需要保持原卷的封装。电子会计档案移交时需要将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式需要满足国家档案管理的相关规定。特殊格式的电子会计档案需要与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时,需要对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合相关规定和要求的才可以接收。
第十三条 单位需要严格根据有关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁恶意修改和损坏。
单位保存的会计档案大多数情况下不可以对外借出。确因工作需且按照国家相关规定一定要借出的,需要严格按照本次要求规定办理有关手续。
会计档案借用单位需要好好保存和利用借入的会计档案,保证借入会计档案的安全完整,并在官方要求的时间内归还。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限大多数情况下分为 和30年。
会计档案的保管期限,从会计年终了后的第一天开始计算。
第十五条 各种会计档案的保管期限原则上需要根据本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为低保管期限。
单位会计档案的详细名称如有同本办法附表所列档案名称不符合的,需要比照类似档案的保管期限办理。
第十六条 单位需要定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,需要重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以处理。
第十七条 会计档案鉴定工作需要由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
第十八条 经鉴定可以处理的会计档案,需要根据以下程序处理:
(一)单位档案管理机构编制会计档案处理清册,列明拟处理会计档案的名称、卷号、册数、起止年、档案编号、应保管期限、已保管期限和处理时间等内容。
(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案处理清册上签署意见。
(三)单位档案管理机构负责组织会计档案处理工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案处理前,需要根据会计档案处理清册所列内容进行清点核对;在会计档案处理后,需要在会计档案处理清册上签名或盖章。
电子会计档案的处理还需要满足国家相关电子档案的相关规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不可以处理,纸质会计档案需要独自抽出立卷,电子会计档案独自转存,保管到未了事项完结时为止。
独自抽出立卷或转存的会计档案,需要在会计档案鉴定意见书、会计档案处理清册和会计档案保管清册中列明。
第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他因素而终止的,在终止或办理注销登记手续以前形成的会计档案,根据国家档案管理的相关规定处置。
第二十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案需要由分立后的存续方统一保管,其他才可以以查阅、复制与其业务有关的会计档案。
单位分立后原单位解散的,其会计档案需要经各方协商后由这当中一方代管或根据国家档案管理的相关规定处置,各才可以以查阅、复制与其业务有关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,需要独自抽出由业务有关方保存,并按照本次要求规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,需要由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务有关的会计档案。对这当中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,需要独自抽出由承接业务单位保存,并按照本次要求规定办理交接手续。
第二十二条 单位合并后原各个相关机构解散或者一方存续其他方解散的,原各个相关机构的会计档案需要由合并后的单位统一保管。单位合并后原各个相关机构仍存续的,其会计档案仍需要由原各个相关机构保管。
第二十三条 建设单位在项目建设这个时间段形成的会计档案,需移交给建设项目接受单位的,需要在办理竣工财务决算后及时移交,并按照本次要求规定办理交接手续。
第二十四条 单位当中交接会计档案时,交接双方需要办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位,需要编制会计档案移交清册,列明需要移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方需要根据会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位相关负责人负责监督。交接结束后,交接双方经办人和监督人需要在会计档案移交清册上签名或盖章。
电子会计档案需要与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案需要与其读取平台一并移交。档案接受单位需要对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,保证所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十五条 单位的会计档案及其复制件需带上、寄运或者传输至境外的,需要根据国家相关规定执行。
第二十六条 单位委托中介机构代理记账的,需要在签署的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及对应责任。
第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料,需要执行文书档案管理规定,不适用本办法。
第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定处理等参照本办法执行。
第三十条 每个省份、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管该项目的部门,中国人民解放军总后勤部,可以按照本办法制定详细开展办法。
第三十一条 本办法由财政部、国家档案局负责解释,自 1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局公布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。
(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、银行存款余额调节表和汇总凭证
(2)会计账簿:现金日记账、银行存款日记账、明细账、总账等等
(3)财务报表
(4)其他会计资料:工资计算表、移交清册等等会计档案立卷的要求
(1)会计凭证应该在没有结账以前根据时间顺序进行编号,根据编号的顺序,选取相当厚度的会计凭证为一册,并进行装订。
(2)会计账簿应该根据有关的种类和年份分别进行立卷,一本账簿作为一卷。
(3)财务报告应该根据月度、季度和年分别进行装订立卷,一本财务报告为一卷,决算审查核验意见书,审计报告等应该与财务报告一同进行装订。
(4)其他会计资料还需移交到财务管理部的档案柜中进行文件完整保存。
会计档案的查阅
会计档案与集团其他档案使用统一查阅、复印登记制度,登记内容总经理与财务管理部各存一份;
会计档案不可以借出;如有特殊需,经财务经理批准后,可以进行查阅或者复制,并办理有关登记手续;查阅或者复印会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
会计档案的处理
1.当企业会计档案的保管期限已满后面,会计档案假设需处理,则应该由企业的档案机构和会计机构一起提出档案处理的意见,与会计部门一起进行鉴定和审核查验,并编制会计档案的处理清册。
2.当机关、团体、事业单位和非国有企业的会计档案需处理时,需报告给单位的领导,得到批准后才可以处理;而国有企业的会计档案,除了要经过企业领导的审核查验之外,还要有报请上级主管单位,并在请求批准后才可以进行处理。
3.会计档案的保管期限满了后面,还要有检查原始凭证中是不是存在未了结的债权债务,假设存在,则应该独自故将他抽出,另外单独立卷,故将他交由保管部门继续进行保管,直到这些债权债务结清为止。而建设单位仍在建设这个时间段的会计档案,不可以处理。
4.在会计档案处理以前,需根据会计档案的处理清册逐步一个个进行核查,各个相关机构处理会计档案时需有会计档案部门的成员和财务会计部门的成员进行监销;各级主管该项目的部门处理会计档案时,应由同级财政部门、审计部门派员参与监销;财务部门处理会计档案时,应由同级审计部门派员参与监销;会计档案处理后经办人在“处理清册”上签章,注明“已处理”字样和处理日期,以示负责,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报本单位领导,一份归入档案备查
1、 会计档案为本公司提供利用,原则上不可以外借。如有特殊需,须经公司负责人或集团负责人、会计机构负责人(会计主管)批准才可以借阅。
2、 公司以外的部门借阅会计档案时,借阅人应持带来一定属单位正式讲解信,经被借阅单位会计主管人员和公司负责人批准后,才可以办理借阅手续。集团总部部门因工作需须借阅各分子公司会计档案时,应经集团财务总监和被借阅单位财务负责人批准后,才可以办理借阅手续。
3、 财务部应建立借阅登记清册,全部借阅人应仔细在内容框中填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情形登记了解。
4、 借阅会计档案人员不可以在案卷中乱画、标记,不可以拆散原卷册,也不可以涂改抽换、带上外出或复制原件。如有情况特殊,须经本单位领导和财务主管批准后才能够带上外出或复制原件。
5、 借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
6、 全部内外部会计档案借阅,全部须被借阅单位财务部档案管理员整个过程陪同,借阅地址位置仅限本单位档案室或财务部。
会计档案保管规定:
(一)会计凭证类
1、原始凭证,记帐凭证 。这当中涉及外跟对私改造的会计凭证永久。
2.银行存款余额调节表3年,学会计论坛。
(二)会计帐簿类
1、日记帐 。这当中现金和银行存款日记帐 25年
2、明细帐;总帐;辅助帐 。
3.涉及外跟对私改造的会计帐簿永久。
(三)会计报表类
1、主要财务指标报表 3年;
2、月季度会报表 ;
3、年会计报表永久。
(四)其它类
1、会计档案保管清册及处理清册25。
2、财务成本计划3年。
3、主要财务会计文件;合同协议永久。
会计是以货币为主要计量单位,以提升经济效益为主要目标,运用针对方式对企业,机关,事业单位和其他组织的经济活动进行全面,综合,连续,系统地核算和监督,提供会计信息,并随着社会经济的越来越发展,一步一步开展预测、决策、控制和分析的一种经济管理活动。会计的历史颇久,古已有之。据记载,我们国内从周代就有了专设的会计官职,掌管赋税收入、钱银支出等财务工作,进行月计、岁会。亦即,每月零星盘算为“计”,一年总盘算为“会”,两者合在一起即成“会计”。
一个学术科目、一个专业或学院课程名称,一种会计工作是办公室文职及至管理工作之一,内容涵盖制作财务预算、簿记、核数、年结、账目及成本分析报告等。
一个职业职称,分为会计,初级会计师,中级会计师,高级会计师。
会计是以货币为主要计量单位,运用一系列针对方式,核算和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作旨在提供会计信息和提升经济效益。
1、 会计档案为本公司提供利用,原则上不可以外借。如有特殊需,须经公司负责人或集团负责人、会计机构负责人(会计主管)批准才可以借阅。
2、 公司以外的部门借阅会计档案时,借阅人应持带来一定属单位正式讲解信,经被借阅单位会计主管人员和公司负责人批准后,才可以办理借阅手续。集团总部部门因工作需须借阅各分子公司会计档案时,应经集团财务总监和被借阅单位财务负责人批准后,才可以办理借阅手续。
3、 财务部应建立借阅登记清册,全部借阅人应仔细在内容框中填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情形登记了解。
4、 借阅会计档案人员不可以在案卷中乱画、标记,不可以拆散原卷册,也不可以涂改抽换、带上外出或复制原件。如有情况特殊,须经本单位领导和财务主管批准后才能够带上外出或复制原件。
5、 借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
6、 全部内外部会计档案借阅,全部须被借阅单位财务部档案管理员整个过程陪同,借阅地址位置仅限本单位档案室或财务部。
会计档案保管规定:
(一)会计凭证类
1、原始凭证,记帐凭证 。这当中涉及外跟对私改造的会计凭证永久。
2.银行存款余额调节表3年,学会计论坛。
(二)会计帐簿类
1、日记帐 。这当中现金和银行存款日记帐 25年
2、明细帐;总帐;辅助帐 。
3.涉及外跟对私改造的会计帐簿永久。
(三)会计报表类
1、主要财务指标报表 3年;
2、月季度会报表 ;
3、年会计报表永久。
(四)其它类
1、会计档案保管清册及处理清册25。
2、财务成本计划3年。
3、主要财务会计文件;合同协议永久。
会计是以货币为主要计量单位,以提升经济效益为主要目标,运用针对方式对企业,机关,事业单位和其他组织的经济活动进行全面,综合,连续,系统地核算和监督,提供会计信息,并随着社会经济的越来越发展,一步一步开展预测、决策、控制和分析的一种经济管理活动。会计的历史颇久,古已有之。据记载,我们国内从周代就有了专设的会计官职,掌管赋税收入、钱银支出等财务工作,进行月计、岁会。亦即,每月零星盘算为“计”,一年总盘算为“会”,两者合在一起即成“会计”。
一个学术科目、一个专业或学院课程名称,一种会计工作是办公室文职及至管理工作之一,内容涵盖制作财务预算、簿记、核数、年结、账目及成本分析报告等。
一个职业职称,分为会计,初级会计师,中级会计师,高级会计师。
会计是以货币为主要计量单位,运用一系列针对方式,核算和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作旨在提供会计信息和提升经济效益。
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