(一)档案管理部编制会计档案处理清册,列明拟处理会计档案的名称、卷号、册数、起止年、档案编号、应保管期限、已保管期限和处理时间等内容;
(二)董事长(总经理)、总经办负责人、档案管理部负责人、财务部负责人、档案管理部经办人、总经办经办人、财务部经办人在会计档案处理清册上签署意见;
(三)档案管理部负责组织会计档案处理工作,并与总经办、财务部共同派员监销。监销人在会计档案处理前,需要根据会计档案处理清册所列内容进行清点核对;在会计档案处理后,需要在会计档案处理清册上签名或盖章。
电子会计档案的处理需要满足国家相关电子档案的相关规定,并由档案管理部、总经办、财务部和信息管理部共同派员监销;
保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不可以处理,纸质会计档案需要独自抽出立卷,电子会计档案独自转存,保管到未了事项完结时为止。
独自抽出立卷或转存的会计档案,需要在会计档案鉴定意见书、会计档案处理清册和会计档案保管清册中列明。
会计档案处理清册应该按照法律和法规的相关规定进行文件完整保存,一般需保存5至10年。这是为了满足审计、纳税和法律要求,保证企业的财务记录得以保留,并为未来的审计、纠纷处理、税务调查和法律诉讼提供支持。
处理清册应包含处理日期、处理方法、处理人员等信息,并在处理后进行合理的记录保存,以备检查核验。及时而准确地处理会计档案可有效促进企业的信息管理和保密工作。
永久
会计档案处理清册应永久保存。会计档案保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限是从会计年终了后的第一天开始计算。永久,即是指会计档案须永久保存;定期是指会计档案保存应达到法定时间,定期保管期限大多数情况下分为10年和30年。
下面这些内容就是一部分常见的保管时间要求:
1. 废止记录:按照法规要求,要保留不短的一个时期,一般为5至7年。
2. 财务报表、会计凭证还有其他与税务有关的文件:大多数情况下要保留10年。
3. 合同和法律文件:大多数情况下要保留至合同终止或诉讼结束。
4. 雇员薪资和福利文件:按照劳动法规定的最长保留期限。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案处理程序:一,由单位档案机构提供处理意见。二,单位负责人在会计档案处理清册上签暑意见。三,处理后,需要在会计档案处理清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负贵人。
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