电子会计如何记账，会计电子做账优缺点分析

电算化会计信息系统中，电子账套是由相互关联的一系列财务数据库文件组成的集合体。全部的会计数据和会计信息都一定要以数据库文件的形式存在，比如未记账凭证和已记账凭证就分别存储在“临时凭证库文件”和“正式凭证库文件”之中。在电子账套中，记账是一项为重要的数据处理功能是凭证数据在不一样数据库文件当中的自动传递和更新，不可以再是手工会计对凭证数据在账簿上的重复转抄。而现行的各自不同的会计软件中具有的模拟记账、实时记账、成批记账、跨月记账和恢复记账几种功能又是记账过程出现这一根本性变化的前提和基础。

　　一、电算会计的实时记账方式

　　实时记账是指电子账套中的记账凭证不经审查核验就可以直接记账。针对新增的记账凭证，但凡是保存就可以马上记账，故此，实时记账每一次只可以登记一张凭证。从实时记账的本质来看，凭证处理过程不仅省略了审查核验签字这道手续，还将凭证记账和保存这两个过程合二为一。这样一来，凡是进入电子账套的记账凭证都是已记账凭证，不需经过“临时凭证库文件”就直接存储在“正式凭证库文件”之中，制单人也就成为已记账凭证中会计数据的后责任人。这样的记账的重点是可以对在结账途中（有的会计软件在结账模块中嵌套了机制凭证功能） 自动生成的机制凭证进行实时记账，以此不中断整个结账过程并能连续期末机制凭证。实时记账虽然流程简单、操作方便，但因为不对记账凭证进行核验签字，而有悖于会计人员相互制约的原则和要求，同时对错误凭证只可以进行有痕迹更改而不可以彻底删除。各位考生清楚，记账凭证是电子账套处理会计数据的起点，用户唯有充分利用会计软件提供的自动审查核验和人工审查核验功能共同对记账凭证进行全面的审查核验，才可以保证电子账套中会计信息的正确性和可靠性。针对这个问题，建议现行会计软件改版升级时对这样的记账功能加以改进。

　　二、电算会计的模拟记账方式

　　模拟记账可以使用户预先就清楚电子账套中全部未记账凭证在正式记账后面的数据结果，故此，又被称为预记账。因为模拟记账针对的是未记账凭证，因为这个原因保存在“临时凭证库文件”中的全部凭证，不论其是不是已经审查核验签字是本月还是上月的，也不管是哪个操作员填制的，都可以进行模拟记账。模拟记账的结果只可以供用户临时浏览查看，而不可以在电子账套中长久保存和调用，这和具有转移凭证、传递数据和更新数据三大功能的正式记账不一样。这样，通过模拟记账的凭证也还是属于未记账凭证而继续保存在“临时凭证库文件”之中，这正是有的会计软件（比如安易软件）将模拟记账功能与未记账凭证的其它操作模块集成在同一个主菜单中的因素所在。虽然模拟记账没有真正处理未记账凭证中的数据，但这一记账功能却可以对未记账凭证进行及时汇总和试算平衡，防止错制、重制和漏制凭证，而且，有助于达到预算控制和账簿记账前后的对照分析等工作。

　　三、成批记账方式

　　从表面上看，成批记账一次可以将多张未记账凭证交叉立体同时登纪录写入账，但它与实时记账的根本区别在于凭证一定要经过审查核验签名后才可以进行记账，而不是一次可以登记记账凭证张数的多少。其实就是常说的说，只要是凭证要求审查核验签字后才可以记账，就算一次登记一张记账凭证也属于成批记账。现行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然可以从借贷平衡、凭证类型、时间顺序和内容完整等方面进行自动审查核验，但没办法预防像数字串行、方向颠倒和借贷同时多记或者少记等这种类型凭证错误。为了保证电子账套中会计数据的正确性和合法性，不论是用户录入的手工凭证还是自动生成的机制凭证都一定要作为未记账凭证先保存在“临时凭证库文件”之中，等着有关人员进一步审查核验。但凡是发现这当中的未记账凭证有错误，用户就可以及时进行无痕迹更改，同时还可减少没有必要要的数据存储；审查核验正确的凭证经过签字后也还是要返回存放在“ 临时凭证库文件” 之中，唯有经过成批记账才可以转移到“ 正式凭证库文件” 之中。因为成批记账具有工作效率高、控制环节多和数据责任明确等优点，因为这个原因，它成为各自不同的会计软件都具有的基本的记账功能。

　　四、电算会计的恢复记账

　　恢复记账可以将已记账凭证及其数据还原到记账前的状态。这样的反记账功能不仅要把记账凭证从“正式凭证库文件”返回到“临时凭证库文件”中，而且，要把当时记账途中传递和出现的全部数据从有关数据库文件中彻底注销。可见，全面准确地保留记账线索是会计软件达到恢复记账的重点技术，现行的会计软件主要有“近一次记账前状态”和“本月月初状态”两种恢复形式。恢复记账功能虽然具有不要错误凭证被登纪录写入账、处理病毒致使的账证不符问题、重新进行意外中断的记账过程等优点，但同时又会给电子账套带来了新的财务风险。因为这个原因，现行会计软件对该功能通过隐藏（使耗费时长再激活）和专人负责（如账套主管）等方法进行了严格管理。权衡恢复记账功能的利弊，根据已记账凭证的错误还可以采取红冲和调整方式进行有痕迹更改，笔者建议会计软件中好还是不要设置这样的记账功能。

　　五、电算会计的跨月记账

　　会计工作要求日清月结，但是在会计实务中用户可能会因为种种因素而不可以按期结账。假设等到本月记账凭证都记账和结账后，用户再来进行各项辅助账务管理和编制完整的会计报表，就可以导致平日会计工作的非常多积压。现行会计软件提供的跨月记账功能允许用户在上月未结账的情况下，照常将本月录入的记账凭证及时进行记账。在电子账套中，全部记录经济业务的数据库文件都可以及时间先后进行索引排序，记账凭证只要日期属实，其记账迟早依然不会影响有关数据库文件的正确性，会计软件可以自动根据凭证日期有序地传递和更新账套数据。因为本月但凡是结账将不可以在本月再输入记账凭证，其实就是常说的说，只要本月未结账还可以继续进行凭证处理，因为这个原因，跨月记账功能让一个电子账套同时拥有哪些活动会计这个时间段，这样不仅给平日账务处理工作带来了便利，也给年审计调账提供了非常大的方便。同时，为了防止滥用跨月记账功能而将会计工作一推再推，会计软件应该要求跨月记账不可以超越60天。

1.会计核算程序方面的优势 (1)充实和完善了原始凭证数据库,提升了原始凭证的利用率.在手工核算程序下,受到建账和记账工作量的制约,原始凭证中不少有用的数据没有办法进行重新记录、具体分类和汇总,不少信息没有得到开发利用.达到会计电算化后,形成了原始凭证数据库,可以按管理需进行分类汇总和开发利用.

2、电算化会计档案的归集电算化会计档案的归集是指在一定时间间隔内如一个会计年，把计算机系统中的全部会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，以此脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应定期备份财务数据，并把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在短时间内、在小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

3、电算化会计档案的管理与保存因为电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，按照这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采取“AB 备份法”进行数据备份，并且每份上要注明形成档案时时间与操作员姓名，存放在两个不一样的地址位置，以防止地震或火灾等意外情况导致整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。

4、电算化会计档案的利用电算化会计档案与原纸质会计档案实质上是完全一样的，仅是存储介质不一样。因为这个原因，...1.会计核算程序方面的优势 (1)充实和完善了原始凭证数据库,提升了原始凭证的利用率.在手工核算程序下,受到建账和记账工作量的制约,原始凭证中不少有用的数据没有办法进行重新记录、具体分类和汇总,不少信息没有得到开发利用.达到会计电算化后,形成了原始凭证数据库,可以按管理需进行分类汇总和开发利用.

2、电算化会计档案的归集电算化会计档案的归集是指在一定时间间隔内如一个会计年，把计算机系统中的全部会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，以此脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应定期备份财务数据，并把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在短时间内、在小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

3、电算化会计档案的管理与保存因为电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，按照这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采取“AB 备份法”进行数据备份，并且每份上要注明形成档案时时间与操作员姓名，存放在两个不一样的地址位置，以防止地震或火灾等意外情况导致整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。

举例金蝶财务软件做账的详细步骤：

1，进入财务软件后，点“财务会计—总账—凭证处理”，

2，然后点击凭证录入，进入凭证录入界面后，按照原始单据手工录入凭证，然后点击左上角的保存键，

3，点击凭证处理，进入凭证查询，会跳出一个窗口，选择未过账未审查核验，点击确定，然后成批审查核验，

4，凭证审查核验后，然后期末结账，结出本期财务报表（资产负债表，利润表，现金流量表等）。

电子账务处理的程序和方式

　　随着科学技术日新月异的发展，不少企业都采取了电子账套处理账务，并有渐渐替代手工做账的趋势，因为它方便、快捷、及时准确，为大家节约了时间和精力。 但是，它也渐渐丢弃了手工做账的一部分优点：如稳定、详细、单一，容易思考和及时发现问题处理问题等等。非常是当企业业务量增多时，堆集的原始凭据也更多，每个月的凭据总是在第二个月才收集完全，不少人在一大堆单据面前显得有部分束手无策，不清楚应该先做哪张，后做哪张，还是随便抓一张起来就做，不管经济业务出现的来龙去脉。

　　事实上电子账务依然不会神秘，它也是有章可循的，只要你把控掌握了它的大多数情况下规律，做起账来就完全和手工帐一样，还比手工账省时、省力，不需要计算，这岂不是能够有一个一举两得的效应。

　　我们清楚，当一项简单的经济业务出现时，总是先有存税款、交税，然后进货、付款、销售、收款、计提税金、结转成本、支付工资费用、摊销各自不同的待摊费用和结算损益等哪些步骤。假设把这套方式推广到企业的平日管理当中，就变成了我们目前要讲解的电子账务处理程序和方式了。

　　1、存税款：按上期计提的数目金额存入一定量的存款在税款账户，就可以产生一张进帐的原始凭据，大多数情况下这样的凭据总放在第1个步骤做，

　　借：银行存款-税款帐户，

　　　贷：银行存款-基本帐户。

　　2、交纳税金：1-10号是税款征收期，报税结束，税款户银行将会打印出一张税收缴款书，表示这个月的税款已经缴纳。缴款书回单可以作为做帐的原始凭据，

　　借：应交税金-应交营业税（或未交增值税）

　　　　应交税金-应交城市维护建设税

　　　　应交税金-应交教育费附加

　　　　应交税金-应交地方教育费附加

　　　贷：银行存款-税款帐户（或库存现金）

　　3、 购进货物：有进有出，先进后出，全部的购货和支付货款的凭证，都是做在销售凭证和结转成本凭证的前面，这样才不出现原材料或库存商品的贷方红字。同时，购进货物也是出现进项税额的重点步骤，大多以当期认证后的进项发票入帐，这也是做好纳税计划的步骤之一。大多数情况下帐套建议只设一级科目，三级库存明细帐用手工替代。 这样操作简单、方便，产生错误不影响全局，方便及时更改进行。

　　4、 付款：付款提货、先付先提并有优惠和奖励，这是商业行业企业多年遵守的原则和方式。故此，应付帐款凭证应做在进货后面，可还有时了解企业付款情况：有什么企业暂时还没有付款，金额多大时间多长，预备具体是什么时候才可以付清。及时掌握并熟悉情况了解情况处理问题，有助于增多企业信誉，为自己赢得更多的购货渠道和商业合作伙伴，提升企业经济效益。

　　5、 销售及收款：销售是企业的灵魂和命脉，有了销售业务，一个企业才会有生机和动力，才有继续生存下去的权利，销售好坏直接影响到企业的经济效益。销售也是计算税款的必要环节，销售分录为，借记：应收帐款（或银行存款、现金），贷记：主营业务收入 贷记：应交税金-应交增值税（销项税额）。这当中，应收账款挂在帐上，大多数情况下10-一个月就要核对一次，有长时间拖欠的货款和坏账都要催收，故此，这步做好明细帐的核对工作十分重要。

　　6、 其他应收应付款：这部份业务出现的次数很少，多半是企业为了周转而临时借入的资金，但也要及时清帐。做在应收款的后面方便提醒注意。

　　7、 转出未交增值税：这是企业帐务处理的重点环节，转出多少税金视企业的详细情况而定，大多数情况下企业税负率要求达到1.5%，每月交纳2023-3000元的税款，这是企业容易接受和担负的。转出分录为：借记：应交税金-转出未交增值税，贷记：应交税金-未交增值税。金额为：当期销售税额-（当期进项税额+上期留底税额），这个步骤要很明了，让企业管理层都可以看懂并及时作出决策，公告出纳及时到银行存入税款准备下期缴税。

　　8、 计提税金及附加：企业的应交税金分为两大多数，一些是上面提到的增值营业税及消费税等等，称为国税，另一些是以增值税、营业税等为计税依据提取的附加税，大多数情况下有城市维护建设税（税率7%），教育费附加（税率3%），地方教育费附加（税率1%），称为地方税，各个企业都要做好这2个部分税款的核对和报税、纳税工作，期限为1-10日，这当中个人所得税的报税时间为1-7号。

　　9、 支付工资和工资分配：全部企业，不管经营况状如何，都要及时足额地发放工资，大多数情况下个人工资2023元以下不缴纳个人所得税，超越2023元就要缴纳个人所得税；工资分配可视详细情况而定，单位管理人员工资进入管理费用，销售人员工资进入销售费用。

　　10、 计提福利费用：按工资总额的14%计提福利费，小规模纳税企业不计提福利费，可以直接计入费用，总额也不能超出工资总额的14%。

　　11、 提备用金，支付费用：各自不同的这个时间段费用，有管理费用、销售费用、财务费用等，详细可细分为：办公费、差旅费、交通费、业务招待费、广告费、汽车费用、燃油费、开办费、折旧费、利息、手续费等等，视企业需而定。

　　12、 计提折旧：固定资产按月计提折旧，方式大多数情况下有平均年限法、加速折旧法、等，在购入固定资产的次月起完全就能够计提折旧了。

　　13、 摊销费用：小金额的费用可以一资摊销，金额大的按年摊销，一年以12个月平均计算，直到摊销结束。

　　14、 结转成本：成本结转方式有先进先出法、实质上进价法、加权平均法等等，由人工结出数字较为准确和直观。

　　15、 损益结转：这部分由电脑自动生成，不可以再赘述。

　　以上步骤只是抽象叙述，实质上做帐时，总是把上个月凭证整理出来，按所述的步骤排列，准备充分后，完全就能够上机输入了。电子帐套只是在瞬间就完成一个分录的制作，做完后要交叉检查，方便及时发现问题。更可靠的方式就是，先把未审查核验记帐的凭证打出科目汇总表，按科目逐步一个个检查明细分类账，假设产生眼误而输入错误，在机器上就可发并及时修改过来并核对。

　　以上仅给各位考生参考学习，期望各位考生聚思广益，在工作中持续性创新出更好的方式。

每月电子账务操作流程：

1、 录入票据（银行账、现金账）

2、 在（银行账、现金账）摘要栏选择“本月合计”“本年累计”

3、 点击“余额结算”进行余额计算 4、 点击“账目分解”进行分账 5、 分类账汇总表点击“刷新数据”

6、 月结清单选择“月份”，看账目是不是平账，假设平账可打印 7、 当月有现金支付的：在“现金账”选择月份如：1或3；在“凭证字”选择“现付”；然后在“对应科目”查看报了那些科目，用笔记下报账了的科目；在“报账单（现）表”选择“资金来源”“费用科目”，点击“现付归类”。

查看统计出来的金额与实质上支付的是不是符合。打印现付报账单。

8、 当月有银行支付的：在“银行账”选择月份如：1或3；在“凭证字”选择“银付”；然后在“对应科目”查看报了那些科目，用笔记下报账了的科目；在“报账单（现）表”选择“资金来源”“费用科目”，点击“银付归类”。

查看统计出来的金额与实质上支付的是不是符合。打印银付报账单。

9、 将票据进行整理，贴上“票据分类标签”。就可以报账。

1，按照出纳转过来的各自不同的原始凭证进行核验,审查核验正确后,编制记账凭证。

2，按照记账凭证登记各自不同的明细分类账。

3，月末作计提、摊销、结转记账凭证,对全部记账凭证进行汇总,编制记账凭证汇总表,按照记账凭证汇总表登记总账。

4，结账、对账。做到账证符合、账账符合、账实符合。

实际上这个会计有不少种类的。要看公司用的是什么类型的软件。比较出名的软件有：金蝶，用友等等。一般学会这两种就OK了。假设您想成为一个优秀的财务管理人员，也可多了解几种的。费控宝，亿账云，微报账，艾特票，这些都是市面上比较经常会用到的财务软件，支持OCR发票识别、代报销、费用控制、费用分摊、沟通和公告、出差比价、电子发票，在手机上将员工加入公司等功能，软件接入华为企业云安全，并对接了用友、金蝶、携程，钉钉 ，滴滴等企业软件，构建订购、报销、支付、记账的全流程，成为企业报销的闭环。☆

服装店记账，看是电子记还是本子记了。

　　1、电子，进行网上在线下一个表格模板完全就能够了。

　　2、要是本儿记，竖列，每天把卖出的服装款式或编号记写第一列，单价多少钱一件写在第二列，第三列写多少件用“正”代替。第四列写总额。第五列写备注。备注涵盖是不是节假日，天气。这些都是影响生意的事。

　　今天结束结束伙食开销要记账。记卖的总额减去成本与开销的总额。得到纯赚多少。

　　这是每天的，需要在本儿上分别标出月分，每月有一个水电费租这都是成本要减去。每月赚多少，才清楚具体是什么时候生意好，服装分季度，还得记季度的。然后年的。好在本儿的后面用几页记统计出月情况，季度情况，年情况。

财务电子账涵盖：

（一）确认线上的收入与费用

导出上月的天猫支付宝月结算账单、京东网银钱包或月结算账单、天猫后台的交易订单报表等，分类筛选后确认线上的收入与费用等，编制有关分录。

（二）确认线下的收入与费用

导出上月银行收支流水（从网银中导出），并与报销单、收入凭证等一一核对，确认线下的收入与费用，发现没有报销凭证与收据的收支，查清后补办有关手续再记账，编制有关分录；检查本月的现金收据开据情况，进行对应的账务处理。

（三）确认销售成本

按照仓库ERP里的“进销存月报表”或“出入库单汇总表”，确认销售出库成本，及其他出入库核算，如销售出库成本、赠送、报废、盘差、样品入库、采购入库等，检查有关出入库财务手续是不是齐备，编制有关分录。

（四）折旧与费用分摊等

提取折旧、无形资产摊销、分摊长时间待摊费用等，编制有关分录。

（五）应收账款的确认

月初对线下销售发送应收款对账函，确认应收款余额，同时可能需核对出库数量等。

注意：针对线上各店铺的应收账款不用发对账函，它们有另外的方式核对余额，如天猫的“已发货未到账金额”。

（六）应付账款的确认

按照应付款供应商发来的对账函，确认应付款余额，同时可核对入库数量等。

（七）其他费用支出

涵盖非账扣线下完税凭证、线下返现、线下客诉理赔、私人微信付款等，编制有关凭证。

（八）报税

正常15日前完成税务申报。

（九）电商网络业务申请开票

每月10号前，在账房里向天猫淘宝申请开票，涵盖天猫佣金、消费积分、直通车、钻展、淘宝客如意投、聚划算等发票，5月31日结束前，向淘宝天猫申请上年未开的发票（超过要求规定的时间不补）。

支付宝发票、淘宝贷款发票、服务市场发票、保险类发票、公益宝贝发票等，大多数情况下没时间管束，但需你主动去申请或索取。

（十）电商网络业务对外开票

每月向天猫淘宝开具消费积分发票（如：消费积分发票）

年发票请于5月31日以前完结，超过规定要求的时间则会从保证金中扣除发票金额的百分之30作为违约金）。

（十一）推广费用等取数

在“账房-账户查询”内，下载直通车、钻展、麻吉宝“月汇总”，据此确认它们的消费金额与余额，编制有关分录。

（十二）报表

编制会计报表，装订凭证。

必备报表：资产表、利润表、财务分析表、单店利润表、单品毛利奉献、费用分析表、盈亏平衡分析表等。

（十三）银行跑单

月初取回上月的银行收支回单与银行对账单，对账单也可用网银打印。

（十四）确认存货

月末核对库存商品余额，与ERP中是不是符合，有条件的，每月末盘点一次，至少每一年盘点二次。

（十五）计提费用

这一项很重要，可以保证当月利润的准确性，防止漏记费用致使利润变形，致使按利润提成变成失误。

1．计提工资，（双11前后工资明显不同）；

2．计提快递费， 假设ERP内没有进行对应的快递费设置，计提时的计算就有困难，那么可以按照当月的发货订单数估算；

3．计提提成奖：适用提成奖按季或按年发放的公司。

（十六）刷单收入的扣除

按照本月的刷单登记表，从主营业务收入中扣除。

（十七）会计档案

除传统的会计档案外，一定要做好以下会计资料的电子存档：

1．平台销售订单的导出存档，此数据巨大，不适宜打印，但一定要做好电子档案的存档。

2．支付宝月结账单、网银钱包月账单等导出存档。

3．匹配订单的电子表格存档。

4．其他需存档的网络在线电子资料，如网络在线平台的各自不同的金额小数量大的扣费，如平台扣点、手续费清单等。

电子账是通过财务软件在电脑上记账，自动生成会计凭证、总账、明细账和财务报表。