浅说秘书的职业要求，办公室文秘知识试题与答案

工作描述： 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、具体安排事务并帮助机构或部门负责人处理平日工作的人员。秘书的工作很麻烦，总体有以下几项： ?? 接听电话号码，向电话号码询问者提供信息，记录留言，转接电话号码； ?? 收发与回复平日邮件； ?? 撰写会议公告、会议记要、平日信件和工作报告； ?? 会谈、会务具体安排；具体安排商务旅行，做好预订工作； ?? 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档； ?? 接待访客； ?? 采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，不仅是业务人员，也是管理人员，基本上，秘书自己的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。

核心竞争力：

知识要求：一般企业要求秘书具备中文或行政专业大学专科以上学历，有文表达作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备很强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各自不同的办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验方面的要求：具有一年以上有关职位的工作经验，对所在行业和企业状况带来一定了解。

职业素养：可以和各自不同的类型的上司和谐相处，办事详细、处事谨严，具有非常高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备很强的心理承受力和保密意识。 职业现状： 秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，现在我们国内的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的越来越加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是之前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参加管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握并熟悉办公室的工作技巧，还需要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实质上行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。

这也是为什么秘书需求持续性上涨的因素所在。

风险与回报： 秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用是上司与员工当中的纽带。

秘书还需要可以正确理解上司的用意，替上司过滤重要的事物。此外秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，故此，把控掌握分寸是很重要关键点。

据权威部门统计，百分之80以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元当中的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书唯有2.02%。 职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保证部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。

转型机会：按照秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并且需要要非常高的沟通协调能力的工作，假设外语水平高，还可从事涉外文秘的工作

办公室读音bàngōngshì英文名Office： 处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。是提供工作办公的场所，不一样类型的企业，办公场全部所不一样，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成，在办公室合适放些对人和工作氛围有很大帮助的东西，如花，画等。 办公室，还可以指一种机构，如区委办公室、区政府办公室、党校办公室等是一个单位对外的窗口，对内帮助领导工作的机关。　　办公室设计有三个层次的目标：　　第一层次是经济实用。一个方面要满足实用要求、给办公人员的工作带来方便，另外一个方面要尽可能低费用、追求好的功能费用比；　　第二层次是美观大方。可以充分满足人的生理和心理需，创造出一个赏心悦目标良好工作中所身处的环境；　　第三层次是独具品味。办公室是企业文化的物质载体，要努力反映企业物质文化和精神文化，反映企业的特色和形象，对置身这当中的工作人员出现积极的、和谐的影响。　　这三个层次的目标虽然由低到高、由易到难，但它们不是孤立的、而是有着紧密的内在联系，出色的办公室设计应该努力同时达到这三个目标。　　办公室的设计要求　　按照目标组合，不管是哪类人员的办公室，在办公室的设计上都应满足下述基本要求：　　（1）满足企业实质上。有部分企业不顾自己的生产经营和人财物力状况，一门心思追求办公室的高档豪华气派，这样的做法是存在一定问题的。　　（2）满足行业特点。比如，五星级饭店和校办科技企业因为分属不一样的行业，因而办公室在装修、家具、用品、装饰品、声光效果等方面都应有显著的不一样，假设校办企业的办公室布置的和宾馆一样，无疑是很滑稽的。　　（3）满足使用要求。比如，总经理（厂长）办公室在楼层具体安排、使用面积、室内装修、配套设备等方面都与大多数情况下职员的办公室不一样，主要并不是总经理、厂长与大多数情况下职员身份不一样，而是主要还是看他们的办公室具有不一样的使用要求。　　（4）满足工作性质。比如，技术部门的办公室需配备微机、绘图仪器、书架（柜）等技术工作必需的设备，而公共关系部门则明显更需电话号码、传真机、沙发、茶几等与对外联系和接待工作对应的设备和家具。　　（5）办公室装修好以简约、时尚、经典为主流这样才可以唤起美感的享受，同时培养了良好的企业品牌形象；　　合理布局　　(l）单间办公室室内设计。在走道的一面或者两面布置房间，沿房间的周边设置服务设施。这些房间以自然采光为主，辅以人工照明。这样的办公室优点是：室内环境安静、干扰小，同室人员易于建立较为密切的人际关系。　　(2）成组式办公室室内设计。适用于容纳20人以下工作人员的中等办公室。除服务用房为公共使用之外，成组式办公室具有相对独立的办公功能。一般办公室内部空间分隔为接待会客室、办公（高级管理人员的办公）会议室等空间。因为成组式办公室既充分利用了大楼的各项公共服务设施，又具有相对独立、分隔开的办公功能，因为这个原因，成组式办公室是企业、单位出租办公用房的上佳选择．高层出租楼的内部空间设计与布局，有很大比例都采取成组式办公形式。　　(3）开放式办公室室内设计布局。这是一种布置大进深空间的方式，也称大空间办公室或开敞式办公室。开放式布局促进办公人员、办公组团当中的联系，提升了办公设施、设备的利用率，减少了公共交通面积和结构面积，以此提升了办公建筑的使用积率。但是，大空间办公室需处理好空调的隔声、吸声，对办公家具、隔断等设施设备进行优化设计，以克服开放式布局容易产生的室内嘀杂、混乱、相互干扰很大的缺点。　　(4）公寓式办公室室内设计。公寓式办公室的特点是：该类办公用房同时具有类似住宅、公寓的盥洗、就寝、用餐等使用功能非常多。