一、财务收支审批制度设计的原则
1、全面控制和重点控制相结合的原则。一个方面,企业一定要对全部的财务收支进行全面控制。这里说的全面是指三个方面,一是整个过程的控制,涵盖采购、生产、销售等各个环节;二是全员的控制,涵盖单位领导在内的全部职工;三是全要素的控制,涵盖材料费、人工费、差旅费、业务招待费等全部费用项目。另外一个方面,在全面控制的基础上,对重要的财务收支项目,应开展重点控制,严格审批。
2、事前审批和事后审批相结合的原则。审批制度作为企业控制财务收支的一种重要途径,不仅涵盖事后的审批控制,还应该涵盖事前的审批控制。非常是针对一部分出现金额很大或者重要的财务支出,一定要进行事前审批。
3、不相容职务分离原则。财务收支审批制度作为内部会计监督制度的重要内容,一定要遵守不相容职一定须分离的原则。这也是内部控制制度的基本要求。《会计法》明确规定,“记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限需要明确,并相互分离、相互制约”。
4、科学性和实用性相结合的原则。一个方面应坚持科学性原则,尽可能做到理论上的完善性;另外一个方面,应该从本单位的实质上出发,使制定的审批制度尽可能真真切切可行。假设企业重视科学性而小看实用性,设计的制度只可以作为“花瓶”而不具有可操作性,或者不满足成本效益原则。相反,假设企业重视实用性而小看科学性,设计的制度虽然简单易行但却“漏洞百出”,同样达不到内部控制的目标。
二、财务收支审批制度设计的主要内容
企业设计财务收支审批制度,应该涵盖以下内容:
1、财务收支审批人员和审批权限。财务收支审批人员及其权限由企业按照其组织结构、规模大小等实质上情况确定。企业可来终确定一个审批人员(单位负责人或其授权人员),也可确定两个或多个审批人员,他们各自在其授权范围内行使审批权力。在确定审批人员和审批权限时,一定要坚持可控性原则,即审批人员一定要可以对其审批权限内的经济业务具有管理(控制)权。唯有这样,才可以保证审批人员可以正确审批财务收支的真实性、合法性和合理性,提升审批质量。
2、财务收支审批程序。企业出现的各项财务收支,应该按照本次要求规定的程序进行审批和批准。在实质上工作中,不少企业大多数情况下先由经办人员在获取或填制的原始凭证上签字,然后再据以向规定的审批人员审批,审批通过后交会计部门审查核验入帐或报帐。笔者觉得这样的审批程序不很合理。因为在一般审批人员的职位高于会计人员,先审批后审查核验,肯定导致会计人员的审查核验形同虚设。不少会计人员直接以是不是有领导签字为依据进行核验。假设领导已审批通过,会计人员时常不会或不敢有异议,这明显不利于发挥会计的审查核验监督作用。因为这个原因,笔者觉得,在设计审批程序时,假设审批人员的职位高于审查核验人员,应实行先审查核验、后审批的程序。
3、财务收支审批内容。财务收支审批的主要内容主要是财务收支的真实性、合法性和合理性。详细涵盖:(1)财务收支是不是满足财务计划或合同规定;(2)财务收支是不是满足《会计法》、相关法规和企业内部会计管理制度;(3)财务收支的主要内容和数据是不是真实;(4)财务收支是不是满足效益性原则;(5)财务收支的原始凭证是不是满足国家统一会计制度规定等等。
4、财务收支审批人员的责任。财务收支审批制度一定要坚持权利和责任对等原则。在审批制度中,一定要规定审批人员应该担负的义务和责任。详细涵盖:审批人员应该定期向企业领导或企业职工汇报其审批情况;审批人员失职应该担负的责任等。
三、财务收支审批制度的基本模式
各企业应结合本单位的实质上情况选择采取以下几种财务收支审批模式:
1、“一支笔”审批模式。这是指一切财务收支都由单位负责人或其授权人员(总会计师或主管会计工作的副职)一人审批。其优点在于可以克服多头审批导致的监督失控或审批标准掌握并熟悉不一等问题。但是其缺点则是容易致使腐败。非常是由单位负责人“一支笔”审批,更是很难对其形成有效管束,这本身也不满足内部控制的基本要求。再加上单位负责人的主要精力集中在企业的经营管理上,对各项财务收支也不可能事无巨细地进行审批。这样的审批模式需要予以改革和完善。
2、分级审批模式。这样的审批模式按照企业业务范围和金额大小,分级确定审批人员。单位领导副职(分管领导)或职能部门负责人在其主管业务范围和一定金额范围内具有审批权,但针对重要的财务收支或金额很大的财务收支,一定要由单位负责人审批。金额巨大的财务收支,甚至需通过单位领导集体、董事会或职代会审批。这样的审批制度的优点在于不要了权力的过分集中,促进形成对审批人员的管束和牵制;还,因为审批人员大多数情况下是职能部门负责人或单位分管领导,他们对审批范围内的财务收支比较了解,可以提升审批质量。
3、多重审批模式。这是指企业全部财务收支全部都需要由两个或两个以上的审批人员共同审批(可以是“双审制”,也可是“三审制”)。在实质上工作中,这样的制度的详细做法各不一样:有的企业实行职能部门负责人先审,单位负责人后审;有的企业实行职能部门负责人先审,分管领导(或指定由主管会计工作的单位领导)后审,有的企业甚至还要有单位负责人后审批;也有的企业实行分管领导先审,单位负责人后审;等等。这样的审批制度的优点在于满足内部控制制度的相互牵制原则,可以提升审批质量,但审批程序相对较为麻烦。
4、混合审批模式。混合审批模式其实是上面说的三种模式的结合运用。它规定在一定的业务范围和金额范围内由一人审批,超越一定范围和一定金额的财务收支一定要由两个或两个以上的审批人员共同审批。这样的模式针对不一样的财务收支业务采用不一样审批制度,既可在一定程序上简化审批程序,也加强了对重要财务收支项目标控制。但这样的审批制度在实质上运用中容易被人采取“化整为零”的办法逃避双审或多审。
村级财务要设置的会计科目涵盖:
一、“备用金”科目。现在,大部分地方均对农村财务实行委托“双代管”的财务管理体制,村级经济组织的资金与账目均委托农村会计服务中心代管,村级只设一名报账员。为满足村级组织正常运转,保证村级组织平日工作的需,应对村级报账员实行定额备用金制,增设“备用金”科目。农村会计报务中心先核定各村备用金定额并拨付现金,使用后,会计服务中心按照报销数用现金补足备用金定额。拨付定额备用金时,借记“备用金”科目,贷记“现金”或“银行存款”科目。报销平日支出时,借记“管理费用”等科目,贷记“现金”或“银行存款”等科目。定额备用金的特点就在于定额。这个定额是由会计服务中心按照现金管理的要求和村集体经济组织的平日零星需测算确定,支付后作一次备用金入账的会计分录,以后每一次报账均不通过备用金核算。除非改变定额或取消定额或取消备用金制度,定额备用金一经预付,便成“定额”,每一次报销支出只补充现金不涉及定额。
二、“转移支付”科目。税费改革以后,国家为保证村级组织的正常运转,实行转移支付进行补贴是税费改革后村级组织普遍涉及的资金。针对贫困地区来说,农业税取消后,财政转移支付不单单是村级集体经济组织的主要经费来源,而且,是现目前村级可支配收入的重要组成部分。它的使用有严格的规范性、政策性和法规性的特点。针对这个问题应增设“转移支付”科目,进行专项核算,为保证基层组织政权正常运转提供保证。“转移支付”科目,为负债类科目,用来核算村集体经济组织收到财政部门拨入的转移支付资金及使用情况。村集体经济组织收到财政部门拨入的转移支付资金时,借记“银行存款”等科目,贷记“转移支付”科目。用转移支付支付村干部工资和村集体平日办公开支时,借记“管理费用”科目,贷记“现金”、“银行存款”等科目。同时,借记“转移支付”科目,贷记“公积公益金”科目。本科目期末贷方余额反映村集体经济组织结余的转移支付资金。期末借方余额,反映村集体经济组织正常运转费用的不够部分。年终不管是贷方余额还是借方余额,都应该转入“本年收益”科目标贷方或借方。
三、“拨入专款”科目。随着新农村建设与公共财政的建立,国家持续性加大对农业基础设施的投入,各级政府对村集体经济组织的财政投入也逐年增多。如村级公路建设、村级阵地建设等专项工程建设,国家都投入专款,这些资金的用途都显而易见,村集体收到专款后,需要及时、足额转付给受益对象或用于专款专用的专项工程建设。为加强这些资金的管理,保证专款专用,保证项目顺利开展,还要增设“拨入专款”科目,核算国家各级政府及有关单位拨入的各自不同的专项资金。村集体经济组织收到有关单位拨入的专款时,借记“银行存款”等科目,贷记“拨入专款”科目。村集体经济组织按规定使用专款,若购入不需安装的固定资产时,借记“固定资产”科目,贷记“银行存款”等科目,同时,借记“拨入专款”科目,贷记“公积公益金”科目。村集体经济组织使用专款购入需安装或建造的固定资产时,借记“在建工程”科目,贷记“银行存款”等科目。固定资产完工后,借记“固定资产”科目,贷记“在建工程”科目,同时,借记“拨入款项”科目,贷记“公积公益金”科目。村集体经济组织针对使用专项资金而没有形成固定资产的项目(如村级公路),在项目支出
出纳人员的主要工作就是管理企业的现金,保证现金的正常运转。出纳不仅需知晓收入的数目金额、来源还有收入的清点程序等,更要做到资金收支合理管理。
一、出纳对现金收入的管理
1.了解收入的金额和来源
出纳人员在收到一笔资金以前,需要了解地清楚要收到多少钱,收谁的钱,收什么性质的钱,再按不一样的情况进行认真分析处理。其基本业务请看下方具体内容:
(1)确定收款金额。如为现金收入,应考虑库存限额的要求。
(2)明确付款人。出纳人员需要明确付款人的全称和相关情况,针对收到的背书支票或其他代为付款的情况,应由经办人加以注明。
(3)收取销售或劳务性质的收入。出纳人员需要按照相关的销售(或劳务)合同确定收款额是不是按协议执行,并对预收账款、当期达到的收入和收回之前欠款分别进行一定程度的处理,保证账实完全一样。
(4)收回代付、代垫及其他应付款。出纳人员需要按照账务记录确定其收款额是不是符合。详细涵盖单位为职工代付的水电费、房租、保险费、个人所得税,职工的个人借款和差旅费借款,单位交纳的押金等。
2.清点收入
出纳员在了解收入的金额和来源后,进行清点核对,清点核对时应沉着冷静,不要图快。其业务请看下方具体内容:
(1)现金清点。现金收入应与经办人当面点清,在清点途中出纳人员发现短缺、假钞等特殊问题,应由经办人负责。
(2)银行核实。银行结算收入应由出纳人员与银行相核对,如为电话号码询问或电话号码银行查询的,只可以作为参考,在获取银行相关的收款凭证后,才可以正式确认收入,进行账务处理。
(3)清点核对正确后,按规定开具发票或内部使用的收据。如收入金额很大的,应及时上报相关领导,方便资金的具体安排调度,手续结束后,在有关收款收据上加盖收讫章。
如清点核对并开出单据后,再发现现金短缺或假钞,应由出纳人员负责。
3.收入退回
如果是因为特殊因素致使收入退回的,如支票印鉴不清,收款单位账号错误等,应由出纳人员及时联系相关经办人或对方单位,重新办理收款。
二、出纳对现金支出的管理
1.明确支出的金额和用途
出纳人员支付每一笔资金时,一定要清楚准确的付款金额,合理的根据目前实际情况安排资金。
(1)明确收款人。出纳人员一定要严格按合同、发票或相关依据记载的收款人进行付款,针对代为收款的,需要出具原收款人证明材料并与原收款人核实后,才可以办理付款手续。
(2)明确付款用途。针对不合法、不合理的付款需要坚决给予抵制,并向相关领导予以汇报,行使出纳人员的工作权力。用途不明的,出纳人员可以拒付。
2.付款审批
由经办人填制付款单证,注明付款金额和用途,并对付款事项的真实性和准确性负责。
(1)相关证明人的签章。经办人的付款用途中,涉及实物的,需要有仓库保管员或实物负责人的签收;涉及到差旅、销售等费用的,需要有证明人或知情人加以证明。
(2)相关领导的签字。收款人持证明手续完备的付款单据,报相关领导审阅并签字。
(3)到财务部门办理付款。收款人持内容完备的付款证明,报经会计审查核验后,由出纳办理付款。
3.办理付款
付款是资金支出中重要的一环,出纳人员需要非常谨严,要用如履薄冰的态度仔细对待,因为款但凡是付出,出现差错是超级难追回的。严格核实付款金额、用途及相关审批手续。现金付款,双方需要面点清。
银行付款,开具支票时,出纳人员应仔细在内容框中填写各项内容,保证要素完整、印鉴清晰、表达正确。如为现金支票,应附领票人的姓名、居民身份证号码及单位证明,办理支付或汇款时,出纳人员表达准确、清晰、完整,保证收款人能及时收到款项。
付款金额双方确认后,由收款人签字并加盖付讫章。如为支付或汇款的,银行单据可直接作为已付款证明。
如确认签字后,再发现现金短缺或其他情况,应由收款经办人负责。
4.付款退回
如果是因为特殊因素导致支票或汇款退回的,出纳人员需要马上查明因素,如果是因为我方责任导致的,应换开支票或重新汇款,不可以借故拖延;如果是因为对方责任导致的,应由对方重新补办手续。
工作内容和任务主要涵盖货币资金核算、往来结算、工资核算、货币资金收支的监督等。
(一)货币资金的收支与记录
出纳的货币资金管理工作主要涵盖两个方面:一是平日货币资金收支业务的办理;二是上面说的收支业务的账务核算。
详细来说,本项工作内容主要涵盖以下六个方面:
1.做好现金收付的核算
严格根据国家相关现金管理制度的相关规定,按照稽核人员审查核验签章的收付款凭证进行复核,办理款项收付。
2.做好银行存款的收付核算
严格根据银行《支付结算办法》的各项规定,根据审查核验正确的收入与支出凭证进行复核,办理银行存款的收付。
3.仔细登记日记账,保证日清月结
按照已经办理结束的收付款凭证,逐笔序时登记现金和银行存款日记账,并结出余额。银行存款的账面余额及时与银行存款对账单核对,保证账证、账账、账实符合。常常与银行传递来的对账单进行核对,月末要编制银行存款余额调节表,使账面余额与对账单上余额调节符合。对没有达到账款,要及时查询。要随时掌握并熟悉银行存款余额,不准签发空头支票。
4.保管库存现金和有价证券
对现金和各自不同的有价证券,要保证其安全和完整无缺。库存现金不可以超越银行核定的限额,超越部分要及时存入银行。不可以以“白条”充抵现金,更不可以任意挪用现金。假设发现库存现金有短缺或盈余,应查明因素,按照情况分别处理。不可以私下取走或补足现金,现金如有短缺,因自己因素导致的,要负赔偿责任。针对单位保险柜密码、开户账号及取款密码等,不可以泄露,更不可以任意转交他人。
5.保管相关印章,登记注销支票
出纳人员所管的印章一定要好好保存,严格按照本次要求规定用途使用。签发支票的各自不同的印章,不可以都交由出纳一人保管。大多数情况下来说,单位财务专用章由财务主管保管。针对空白收据和空白支票一定要严格管理,专设登记簿登记,仔细办理领用注销手续。
6.复核收入凭证,办理销售结算
仔细审核查验销售业务的相关凭证,严格根据销售合同和银行结算制度,及时办理销售款项的结算,催收销售货款。出现销售纠纷,货款被拒付时,要公告相关部门及时处理。
(二)结算往来
1.办理往来结算,建立清算制度
现金结算业务的主要内容,主要涵盖:企业与内部核算单位和职工当中的款项结算;企业与外部单位不可以办理支付手续和个人当中的款项结算;低于结开始计算点的小额款项结算;按照规定可用于其他方面的结算。对购销业务以外的各自不同的应付、暂收款项,要及时催收结算,应付、暂收款项,要抓紧清偿。对确实没办法收回的应收账款和没办法支付的应付账款,应查明因素,按照本次要求规定报经批准后处理。
2.管理企业的备用金
实行备用金制度的企业,要核定备用金定额,及时办理领用和报销手续,加强管理。对预借的差旅费,要督促及时办理报销手续,收回余额,不可以拖欠,不准挪用。建立其他往来款项清算手续制度。对购销业务以外的暂收、暂付、应收、应付、备用金等债权债务及往来款项,要建立清算手续制度,加强管理及时清算。
3.核算其他往来款项,防止坏账损失
对购销业务以外的各项往来款项,要根据单位和个人分户设置明细账,按照审查核验后的记账凭证逐笔登记,并经过常核对余额。年终要抄列清单,并向领导或相关部门报告。
(三)工资核算
1.执行工资计划,监督工资使用
按照批准的工资计划,会同劳动人事部门,严格按照本次要求规定掌握并熟悉工资和奖金的支付,分析工资计划的执行情况。针对违反工资政策,滥发津贴、奖金的,要予以制止并向领导和相关部门报告。
2.审查核验工资单据,发放工资奖金
按照实有职工人员数量、工资等级和工资标准,审查核验工资奖金计算表,办理代扣款项(涵盖计算个人所得税、住房基金、劳保基金、失业保险金等),计算实发工资。
3.负责工资核算,提供工资数据
根据工资总额的组成和支付工资的来源,进行明细核算。按照管理部门的要求,编制相关工资总额报表。
(四)货币资金收支的监督
货币资金收支途中会面临不少消极原因,为了保证货币资金收支的安全,一定要对实际上施有效的监督。出纳监督是依据国家相关的法律法规和企业的规章制度,在维护财经纪律、执行会计制度的工作权限内,坚决抵制不合法的收支和弄虚作假的行为。出纳在办理现金和银行存款各项业务时,要严格根据财经法规进行,违反规定的业务全部拒绝办理。随时检查和监督财经纪律的执行情况,以保证出纳工作的合法性、合理性,保护单位的经济利益不受侵害。
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