采购、付款的会计控制（建制篇）（九）

　　45.如何建立采购与付款内部会计控制？

　　采购与付款内部会计控制的要点如下：

　　（1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制。

　　（2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权，向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

　　（3）采购部门根据采购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。

　　（4）物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。

　　（5）批量物资采购，应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性；

　　（6）采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

　　（7）物资验收后，仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账；

　　（8）对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件，确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前，应进行以下检查：①与采购有关的原始凭证（如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等）是否齐全、是否合法。②相关凭证（如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等）的内容是否一致；如不一致，应了解原因。③是否有公司负责人批准签字的付款通知单。④其他有关人员在单证上的签字是否齐全。⑤发票的折扣是否与合同要求相符；采购数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。

　　（9）第十六条  除了不足转帐起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转帐。任何部门和个人不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款。

　　（10）财务部门应及时取得供货商对账单，并定期与应付账款明细账相核对。如有差异，应查明原因，及时处理。

　　46.如何建立仓储管理内部会计控制？

　　仓储管理内部会计控制的要点如下：

　　（1）仓储管理包括验收、储存、发货等环节。保证物资的品质完好与安全完整，是仓储部门的责任。依据仓储管理的特点，仓储管理可以实行仓库保管员专人负责制。

　　（2）采购物资到达公司之后，仓储部门要及时进行验收工作。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

　　（3）物资验收入库后，仓储部门应填制验收单。

　　（4）物资验收入库时，仓库保管员必须依据其物理特点进行适当的分类管理。

　　（5）仓储部门必须严格出库管理。仓库保管员只有在收到经批准的发货单，并将发货单与客户的提货单核对无误后，才能进行发货。

　　（6）对于销售退回的物资，仓储部门应该依据有效的批准文件，及时办理退货入库手续。

　　（7）仓库保管员应该对其所保管的物资经常进行安全检查、定期盘点（至少每季一次），并主动与财务部进行核对，防止物资霉烂变质、毁损丢失。

　　（8）财务部门应该不定期对仓库保管的物资进行抽查，发现账实不符，应交有关部门查明原因，及时处理。

　　（9）下列情况造成的物资损失，由仓储部门及仓库保管员负责赔偿：①未按规定程序分类保管物资而使物资霉烂变质的或降低品质的；②未按规定程序保管物资而使物资毁损丢失的；③未按规定程序进行发货造成公司损失的；④其他不能说明原因的物资损失。

　　47.如何建立成本与费用内部会计控制？

　　成本与费用内部会计控制的要点如下：

　　（1）生产必须依计划进行，领用材料必须办理领料手续。

　　（2）只有依据计划部门下达的“生产通知单”，仓储部门才能发料。

　　（3）月末，应对材料耗用民政部进行盘点，未用完的材料应办理退料或“假退料”手续。

　　（4）必须按成本计算对象对耗用材料进行适应的分配。

　　（5）应该对费用开支实行总额控制，超过费用总额的开支，原则上不予报销。费用总额的控制标准在单位年度预算中确定。