办公文员必备电脑知识，文员做账表格明细怎么做

大多数情况下公司电脑办公文员，必备的基本知识有，电脑基本操作，懂的正确开关机，系统的熟悉，会做报表，还有常见的聊天工具，招聘信息等。

能熟练操作办公用具，例如打印机，传真机，复印机什么的，懂得思与想，清楚什么该做什么不该做。工作要仔细负责

办公室文员需各自不同的常见办公技能，可以提交文件，复印，发送外发信件，整理和分发收到的邮件，签署交付和发送传真。

他们还一定要可以保持准确的纸质和电子记录，并且可以收到具体的电话号码信息。在一部分办事处，办公室职员在会议上抄录并抄录笔记，并在必要时跟踪办公用品并补充它们

办公文员，接触多的就是电脑，事情比较杂，也不少。

需懂的基本电脑知识就是会熟练的使用word、PDF，还有不一样格式文档当中的转换，还有文档格式编辑打印。

对excel表格也要能熟练的应用，涵盖各自不同的制作表格的好熟公式。这些都是文员需掌握并熟悉的。

文员的基本电脑知识涵盖：

1、电脑操作，如：电脑使用的基础知识，鼠标输入法，各种拼音输入法，Windows系统的基本操作，电脑常见问题的处理，各种软件的安装与应用，互联网基础软件的使用，各种浏览器的使用等等。

2、电脑办公，涵盖：WORD、EXCEL中的各种经常会用到操作；POWERPOINT幻灯片制作、电子邮件操作、电子邮件操作压缩工具、网络在线下载类软件使用，互联网安全等等。针对一部分需电脑连接使用的设备也应该可以比较熟练地掌握并熟悉，例如：打印机、传真机、扫描仪、刻录机等等。

步骤请看下方具体内容：

1、新建工作表，给表格输入库存账目内容。

2、把标题库存进出表格所在单元格合并居中。字体改成宋体、20、加粗。

3、把“上月结存、本月入库、本月出库、本月结存”所在单元格合并居中。

4、把故此，文字居中设置。

5、给整张表格添加边框。

6、给金额加上公式“金额=数量*单价”表格完成，保存下，就可以完成做账表格明细了。

熟练WORDEXCELPPT经常会用到功能，打印排版要熟练（还需要美观） EXCEL基本的公式运算，基本表格制作流利。

一、让不一样类型数据用不一样颜色显示

　　在工资表中，假设想让大于等于2023元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

　　1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉功能按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2023”。单击“格式”功能按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

　　2.按“添加”功能按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

　　3.设置成功后，按下“确定”功能按钮。

　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不一样颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

　　我们经常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的完全一样性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不一样列中，建立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉功能按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素当中用英文逗号隔开)，确定退出。

　　再选中需输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉功能按钮，选择对应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉功能按钮，就可以从对应类别的企业名称列表中选择需的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，假设不用打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来就可以。

　　三、建立“经常会用到文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“经常会用到文档”菜单，将经常会用到的工作簿文档添加到这当中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

　　按“修改所选内容”功能按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“经常会用到文档”)。

　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单(经常会用到文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。

　　重复上面的操作，多添加哪些文档列表名称。

　　3.选中“经常会用到文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉功能按钮，定位到对应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

　　4.以后需打开“经常会用到文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“经常会用到文档”菜单，单击这当中的对应选项就可以。

　　提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“经常会用到文档”菜单中，但依然不会影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“经常会用到”工具栏上的“插入超链接”功能按钮的功能。

　　四、制作“专业符号”工具栏

　　在编辑专业表格时，经常需输入一部分特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

　　1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”启动录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”功能按钮，然后将需的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”功能按钮，完成宏的录制。

　　仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

　　2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”功能按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称-“专业符号”，定下来以后，也就是在工作区中产生一个工具条。

　　切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义功能按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个功能按钮)。

　　3.选中这当中一个“自定义功能按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　　4.右击某个命名后的功能按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中对应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

　　重复此步操作，那么，会按照钮与对应的宏链接起来。

　　5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中迅速输入专业符号了。

　　五、用“视面管理器”保存多个打印页面

　　有的工作表，常常需打印这当中不一样的区域，用“视面管理器”吧。

　　1.打开需打印的工作表，用鼠标在不用打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后产生的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不用打印的行(或列)隐藏起来。

　　2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”功能按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”功能按钮。

　　3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上面说的操作，“添加”好其它的打印视面。

　　4.以后需打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需打印的表格名称，单击“显示”功能按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”功能按钮，一切就OK了。

　　六、让数据按需排序

　　假设你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的相关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，咋办，应该如何处理?可采取自定义序列来排序。

　　1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”功能按钮退出。

　　2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”功能按钮，弹出“排序选项”对话框，按这当中的下拉功能按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”功能按钮返回，全部数据就按照官方要求进行了排序。

七、把数据彻底隐藏起来

　　工作表部分单元格中的主要内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

　　1.选中需隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”(三个英文状态下的分号)。

　　2.再切换到“保护”标签下，选中这当中的“隐藏”选项，按“确定”功能按钮退出。

　　3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

　　经过这样的设置以后，上面说的单元格中的主要内容不可以再显示出来，就是为了让用Excel的透明功能也不可以让其现形。

　　提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

　　八、让中、英文输入法智能化地产生

　　在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何没有设立置一下，让输入法智能化地调整呢?

　　选中需输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉功能按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。

　　以后当选中需输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

　　九、让“自动更正”输入统一的文本

　　你是不是常常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

　　1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。

　　2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”功能按钮。

　　3.以后假设需输入上面说的文本时，只要输入“pcw”字符?这个时候可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。

　　十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数虽然丰富，但依然不会能满足我们的全部需。我们可以自定义一个函数，来完成一部分特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

　　1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual Basic编辑窗口。

　　2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块-模块1。

　　3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

　　4.关闭窗口，自定义函数完成。

　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

　　提示：用上面方式自定义的函数一般只可以在对应的工作簿中使用。

　　十一、表头下面衬张图片

　　为工作表添加的背景是衬在整个工作表下面的，有没有可能只衬在表头下面呢?

　　1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需作为背景的图片后，按下“插入”功能按钮，将图片衬于整个工作表下面。

　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不用衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。

　　3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉功能按钮，在随后产生的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上面说的选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(事实上是图片被“白色”遮盖了)。

　　提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

　　十二、用连字符“”来合并文本

　　假设我们想将多列的主要内容合并到一列中，不用利用函数，一个小小的连字符“”就可以将它搞定(这个方向假定将B、C、D列合并到一列中)。

　　1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1C1D1。

　　2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上面说的公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的主要内容即被合并到E列对应的单元格中。

　　3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中这当中的“数值”选项，按下“确定”功能按钮，E列的主要内容(不是公式)即被复制到F列中。

文员学习电脑打字其实就是常说的word的基本内容，然后是excel表格的制作，这个就是重点，也是要求文员掌握并熟悉的知识，有的需掌握并熟悉到公式就很难了。

统计员岗位大多数情况下需整理数据资料，对业务数据进行统计、分析，并制作报表；按照项目需求，完成详细指定的重要数据统计，为有关决策提供一部分依据。

根据职位类别来看，有偏财务的，有偏数据分析的，有偏生产和库存等。

经常会用到的Excel技能可以分为五块：Excel公式+Excel经常会用到技巧+Excel数据透视表+Excel图表+Excel VBA。

Excel公式

大多数情况下是从Excel公式启动学习，Excel公式这块分为5块：数据清洗类、关联匹配类、逻辑运算类、计算统计类和时间序列类。

经常会用到Excel技巧

掌握并熟悉了Excel经常会用到公式后，还要有清楚一部分经常会用到的Excel技巧，这样可以提升Excel使用的效率！

数据透视表

数据透视表是Excel中一个很强大、使用多的一个功能，可以让我们没有必要记住不少麻烦的公式，而达到对数据进行多维度分析。

Excel图表

古谚有云，一图胜万言。因为人类主要是视觉动物，不少时候通过图表来展现数据更有效，领导更喜欢。

Excel VBA

虽然Excel为我们提供了不少很强大的功能，但是，假设有不少Excel文件都需处理，效率变得非常重要，Excel VBA是Excel中的一门编程语言，通过程序中的条件、循环等，可以非常大地提升工作效率。

数据分析

虽然说统计员可能很少做数据分析，但有的时候，候碰见一部分数据分析问题，通过Excel的数据分析功能搞定，会让别人对你刮目相看，也许能得到更多的机会！

Excel提供了一部分经常会用到的数据分析工具库，通过调用这些库可以比较容易达到一部分数据分析功能。

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用的多的功能大多数情况下是：筛选，求和，平均值，图表，条件函数。。，这些都是经常会用到的，还有组合，转置，超链接，也会用得到，但这一句两句话说也说不明白，我有一套零基础到高阶的excel视频教程，需的 给我点个赞，然后找我领取

Excel作为一种强大的数据挖掘工具，作为数据统计员，岗位要求也一定要具备以下五大功能：（1）函数、（2）图表、（3）数据分析、（4）数据透视表、（5）规划解答。这五大类功能是掌握并熟悉Excel一定要的技能。下面我们来详细的介绍一下这五大功能操作。

第一类、Excel函数

每人持续性地存储在电脑中的数据，不可以直接分析，需进行“统计和分析处理”。数据挖掘以前，需得出数据的平均值、总和、大值、小值。启动挖掘后面，为厂得到更深层的结果，还要有“统计”和“分析”。可以有效地进行“统计和分析处理”的是“函数”．Excel大概有350种函数，按照统计和分析的目标还有数据的性质，灵活使用不一样的函数。

第二类、Excel图表

数据挖掘的重要方式之一是“数据可视化”。它不是把每一个数据都罗列出来，而是通过可视化，采用一目了然的表现形式。一般这样可以得到新的、有价值的结果．将数据可视化，没有什么好反驳的，“图表”是首选方式。做演讲时，图表更是不可或缺。Excel的“绘图工具”支持不少功能，很实用。

Excel有70各种图表，经常会用到的有：a、柱形图 b、折线图 c、散点图 d、直方图 e、帕雷托图(请看下方具体内容图)：

想必不少读者在平日工作中都使用过“函数”和“图表”，但是，有多少人清楚下面的三种功能呢?特別是“数据分析”和“规划解答”，按照安装Excel时的不一样设置，不少情况下依然不会自动显示在菜单栏中。通过操作“加载宏(添加初始设置时未包含的功能)”，可以大幅提升数据挖掘和统训分析的功能。

第三类、数据分析

数据挖掘工具有S-PLUs、SAS、SPSS等各种软件和专业应用程序。使用这些软件吋，需具备一定的专业技术，还需要负担一部分费用。与此相反，Excel的“数据分析”针对数据挖掘的初学者来说是一款操作简单而且，实用的数据挖掘和统计分析分析工具。

Excel本次考试内容编辑不清楚Excel具备“数据分析”功能时也使用其他软件，但是自从清楚并了解它的便利性、实用性后面，为了普及数据挖掘和数据分析，在研究班课程或咨询业务中都使用它。

第四类、数据透视表

Excel可以将表格中的数据转换成“数据透视表”。数据透视表又叫“交叉表”。交叉表是把数据“分层”的表。数据挖掘时“分层”也是很重要的一环。比如，分析销售数据时，从性別、年龄、星期、天气等不一样的的视角进行认真分析，一般可以得到很有趣的结果。但是每一次改变的视角时都需更改表格数据，很麻烦。使用菜单栏的“数据”→“数据透视表和数据透视图”，就可以方便地制作分层表。点击鼠标，可以方便地切换分析的的视角。此外双击交叉表内单元格中的数字，还可以显示该数字具体的数据(下表)。

第五类、规划解答

规划解答(下图)，简单地说就是“线性规划法程序”，涵盖线性规划法，非线性规划法和整数规划法．打开“线性规划法’，读者可能会认为很难操作。“规划解答”是在各种管束条件(公式化)下，为了使目标变量大(小)而解答未知数(也叫参数)的工具，使用范围很广泛。

曾任职于日本东京理科大学的芳贺教授说：“Excel的‘規划解答’具有强大的功能。今后通过改进使用方式，估计统计学教程也需大幅更改！”

之前，为了解答逻辑斯蒂曲线和龚伯兹曲线等生长曲线的参数，比如在逻辑曲线中解答y=a/[l+b exp(-cx)]的a、b、c时。

近，规划解答也被应用于计算协方差分析等程序，其应用范围持续性扩大。从趋势上看，选择用excel学数据挖掘是个明智之举，使用规划解答极有可能促进神经互联网早日达到。规划解答是达到数据挖掘的目标求优解的代表工具。

第一，你得学会数据采集，毕竟不是全部单位都拥有规范的数据源让你直接做统计分析的。这又涉及到数据管理或者其它企业管理软件的架构和使用。假设你进来就有规范数据源，既然如此那，祝贺你，你可以略过全部，直接进入建模步骤。

其次，EXCEL函数你的会用，还有VBA得懂一部分，这能减轻工作量。

第三，想要更系统化的做数据统计和分析，既然如此那，可以考虑往BI方向考虑

经济普查结束了才问？vlookup比对，left提取统一社会信用代码中的行政区划码，高级筛选出文化产业重要字，分列**（本部），数据导入csv文件显示全数字的统一社会信用代码，透视表迅速汇总单位数，迅速填充……慢慢收集吧

透视表 函数 简单VBA

1.基础操作一定不可以缺少，考过计算机一级考试的应该都没问题。

2.快捷键掌握并熟悉十个左右，可以迅速提升工作效率。

3.高阶的excel技能是统计员需重点提高的。除了基础的加减乘除之外，简单的函数需掌握并熟悉，还有一部分相对复杂的函数可以学起来。

4.重要，要优先集中精力的是数据思维，面对非常多的数据，可以透过数据看想象，进一步明白如何分析，从分析里看到组织现状及发展趋势。

不只是一个统计员，大多数情况下的办公人员表格都要基本熟练吧，统计员要求不高的。

简单的技能：

简单函数如sum，left，right，count，max，min等，格式刷和定位筛选功能等

中等的技能：难度适中的函数公式如SUBTOTAL，SUBSTITUTE， SEARCH，CONCATENATE等，快捷键处理，数据相对引用，图表切换，批注注释，格式处理等

相对比较难的技能：一部分高级函数VLOOKUP等，数据透视处理，函数叠加应用等

我觉得需掌握并熟悉的非常多，例如分类汇总，合并计算，数据透视表功能，经常会用到的还有求和函数、统计函数、vlookup查找函数、多条件查找函数等等，我认为多学点函数知识还是挺好的，说不准具体是什么时候就用上了。

假设是普通文员依然不会多用表格多,函数很少用的,求和,平均值,求和用得多.人力资源的只用得到求和.生管部及生产部还有品质部文员用的函数非常多，但假设是营销或者财务有关的文员需一部分公式函数。故此，还是要看详细做什么方面的文员工作。

1.合并单元格填充序号

目标：A列合并单元格连续填充序号

选择A2:A14单元格区域输入公式：=COUNTA($A$1:A1) 按Ctrl+Enter键批量填充公式

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2.单条件统计

目标：统计成绩80或者以上的人员数量

输入公式：=COUNTIF(C2:C14,"=80")

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3.多条件统计

目标：统计每个组别所占等级个数

在F2单元格输入公式：=COUNTIFS($A$2:$A$14,$E2,$C$2:$C$14,F$1) 向右向下拖动填充公式。

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4.单条件隔行隔列求和

目标：求小螃蟹满分

在I2单元格输入公式：=SUMIF(A2:E11,H2,B2:F11)

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5.多条件求和

目标：求一班男生的满分数

输入公式：=SUMIFS(D2:D11,A2:A11,"一班",C2:C11,"男")

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6.单条件求平均

目标：求男生平均分

输入公式：=AVERAGEIF(C2:C11,"男",D2:D11)

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7.多条件求平均

目标：求二班女生平均分

输入公式：=AVERAGEIFS(D2:D11,A2:A11,"二班",C2:C11,"女")

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8.条件求大值

目标：求一班高分

输入公式：=MAXIFS(D2:D11,A2:A11,"一班")

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9.条件求小值

目标：求二班低分

输入公式：=MINIFS(D2:D11,A2:A11,"二班")

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10.乘积求和

目标：求2月份销量

输入公式：=SUMPRODUCT((MONTH(A2:A14)=2)*C2:C14)

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