凭证断号应该如何处理

凭证断号，相信大多数会计人在月末结账时都遇到过。现在企业基本都实现了使用财务软件记账，由系统记录的会计凭证编号理应是连续的，凭证为什么会断号呢？原因在于，会计人员记账后因种种原因删除了某些凭证。前面的凭证被删除了，财务软件在功能上没有实现后面的凭证递次前移，也没有实现让新记录的凭证递补断号，被删除凭证的编号自然就成了断号。

如何避免凭证断号呢？根本原则是记账时争取做到不删除凭证。欲达成此目的，一方面需要会计人员提升专业素养，同时工作更认真，避免出错；另一方面，错误发生后，不要删除凭证掩盖错误。凭证做错了，怎么改正呢？规范做法是用红字做一遍原分录，冲销错误分录的影响，然后再做一次正确的分录。

在实际工作中，会计人员大都不愿使用红字冲账的方法去更正错误，特别是当错误发生在当月的时候，会计人员更不想自找麻烦、自暴短处。原因在两个方面：

第一，不愿意留“案底”。一般公司的会计核算制度都会规定，做红字分录时会计人员要就错误写出书面说明，报经财务领导签字确认后方可操作。这无异于要求会计人员把错误赤裸裸地曝光给领导，估计没有哪个会计人内心愿这么做。

第二，图省事。相对于做红字分录，直接删除原错误凭证更为省事。一方面少做了一份凭证，另一方面省去了向领导做解释说明。

如此一来，凭证断号的现象就有了存在的土壤，如果企业对删除凭证没有禁止性要求，凭证断号现象还会长期存在。我们该如何从技术层面解决这一问题呢？

简单的思路是对凭证号一一改写。问题在于，进行凭证断号处理时往往濒临结账。如果凭证量大，改写的工作量可能会很大。比如一个月有2000份凭证，第500号凭证被删除了，等于要把501-2000号全部改正。此外，会导致之前打印出来的纸质凭证和软件系统里的凭证不匹配，编号对不上。可见，逐一手工修改凭证编号，不严谨，也不经济。

那么可行的方法是什么呢？我的建议是“后号前填”，意即把尽可能靠后的凭证提前，填补断号。但这么做有个细节要注意，需要虑及“后号”业务发生的时间，凭证附件记录的时间是否在“断号”之前。如果在之后，记账逻辑是经不起推敲的，会给人感觉会计记账时间领先于业务发生的时间。因此在选择找哪份凭证填补断号时，要做到发票和原始单据的时间不晚于凭证记录时间。

如果后面的凭证不适合填补断号，还有一个可行的方法。尽量选择时间因素不明显的分录填补断号。换言之，可以用诸如计提折旧、费用分摊、计提减值等分录填补断号。这类分录一般在月末结账之前才记录，以之填补断号对整个做账几乎不会造成影响。

凭证断号虽是个小问题，但有时会折射出大问题。频繁删除凭证本身就是会计基础工作不过硬的表现，有时还会衍生出随意篡改账务、内控不严谨的问题。

凭证断号的出现是不应该的，填不好断号就更不应该了。

以上就是小编为大家整理的凭证断号避免方式和填补方法，希望可以为大家的结账工作带来帮助。

（本文来源：指尖上的会计 作者：袁国辉）